Die Europäische Union hat per Richtlinie zur Verhinderung von Geldwäsche die Mitgliedsstaaten beauftragt, dass die wirtschaftlich Berechtigten der juristischen Personen des Privatrechts mittels eines zentralen Registers des jeweiligen Mitgliedstaats elektronisch transparent erfasst werden. In Deutschland wurde dies zum 1. Oktober 2017 mit dem Geldwäschegesetz (GwG) umgesetzt. Dort ist das Transparenzregister verankert. Ziel ist es, Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu verhindern.

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Im Kolpingwerk Deutschland sind davon alle juristischen Personen wie eingetragene Vereine (e.V.), GmbHs oder selbstständige Stiftungen betroffen:

• Kolpingsfamilien oder Kolpinghaus-Vereine, die als eingetragene Vereine (e.V.) im zuständigen Vereinsregister geführt werden,
• Rechtsträger der Diözesanverbände, die als eingetragene Vereine (e.V.) im zuständigen Vereinsregister geführt werden,
• Bildungseinrichtungen, die als eingetragene Vereine (e.V.) im zuständigen Vereinsregister geführt werden,
• Bildungsunternehmen, die als GmbH im zuständigen Handelsregister geführt werden,
• selbstständige Stiftungen, die bei der zuständigen Stiftungsaufsicht geführt werden,
• altrechtsfähige Vereine, die bei der zuständigen Bezirksregierung / dem zuständigen Regierungspräsidium geführt werden.

Vom Transparenzregister werden im Kolpingwerk Deutschland nicht erfasst:

• Kolpingsfamilien als nicht eingetragene Vereine (n.e.V.),
• unselbstständige Stiftungen, die gemeinnützig tätig sind, z.B. in Treuhandschaft der Gemeinschaftsstiftung Kolpingwerk Deutschland.

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Eingetragene Vereine und GmbHs müssen keine eigenen Meldungen gegenüber dem Transparenzregister vornehmen. Zur Verwaltungsvereinfachung wurde festgelegt, dass die Meldung automatisch über das Vereinsregister bzw. Handelsregister erfolgt. Die Vorstände bzw. Geschäftsführungen müssen also nicht von sich aus tätig werden. Wichtig ist nur, dass Veränderungen beim Vereins- bzw. Handelsregister umgehend gemeldet werden, z.B. die Wahlen zu den vertretungsberechtigen Vorstandsmitgliedern bei den Vereinen oder Stiftungen sowie die Berufung von Geschäftsführungen bei den GmbHs. Selbstständige Stiftungen und altrechtsfähige Vereine müssen dagegen Meldungen gegenüber dem Transparenzregister selbst vornehmen.

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Für die Führung des Transparenzregisters erhebt die Bundesanzeiger Verlag GmbH eine Gebühr. Die Einzelheiten dazu sind in der Transparenzregistergebührenverordnung (TrGebV – Bundesgesetzblatt vom 16.1.2020) geregelt. Gebührenpflichtig sind auch eingetragene Vereine und GmbHs, unabhängig davon, ob die Meldepflicht durch die Eintragungen im Vereinsregister bzw. dem Handelsregister schon erfüllt ist.
Für die Führung des Transparenzregisters fällt eine jährlich zu entrichtende Gebühr an:

• bis zum Jahr 2019: 2,50 EUR netto pro Jahr zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer
• ab dem Jahr 2020: 4,80 EUR netto pro Jahr zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer

Die Gebührenbescheide werden z.T. nicht jährlich sondern für mehrere Jahre zusammen erhoben. Dies soll scheinbar den Aufwand bei den geringen Gebühren mindern. Mit den Gebühren wird das Transparenzregister finanziert.
Hinweis: Es gibt parallel auch Betrugsversuche mit unechten Gebührenbescheiden.

• Bitte achten Sie auf den Ausstellenden des Bescheids. Gültige Bescheide kommen von der Bundesanzeiger Verlag GmbH.
• Bescheide sind bei Erstkontakt nur in der Papierform (Brief) formwirksam.
• Bei Unsicherheit über die Echtheit / Wirksamkeit der Zahlungsaufforderung bitte beim Bundesanzeiger Verlag GmbH anrufen und nachfragen!

Gemeinnützige Vereine, gemeinnützige GmbHs oder gemeinnützige Stiftungen sind ab 2020 von der Gebührenzahlung des Transparenzregisters befreit, wenn sie jeweils rechtzeitig einen Antrag auf Befreiung von der Gebührenzahlung stellen. Für 2020 ist dies im Jahr 2021 nicht mehr möglich. Diese Gebühr ist zu bezahlen.
Ein Antrag auf Befreiung ist gegenüber der Bundesanzeiger Verlag GmbH zu stellen. Der Antrag muss per E-Mail gestellt werden. Dabei ist folgendes zu beachten:

• Der Antragsteller muss im Antrag den zu befreienden gemeinnützigen Verein, die gemeinnützige GmbH oder die gemeinnützige Stiftung genau benennen.
• Der Antragsteller muss seine Antragsberechtigung durch einen Handels- oder Vereinsregisterauszug oder die Vertretungsbescheinigung der Bezirksregierung / des Regierungspräsidiums nachweisen.
• Zum Nachweis der Gemeinnützigkeit ist der letzte Freistellungsbescheid (bzw. bei Neugründungen der Feststellungsbescheid nach § 60a AO) des örtlichen Finanzamtes beizufügen.
• Eine gemeinnützige Körperschaft wird für das Jahr der Antragstellung befreit. Der Antrag kann für das laufende Kalenderjahr gestellt werden.
• Der Antrag und die Kopien der Nachweise werden formlos an folgende Adresse geschickt: gebuehrenbefreiung@transparenzregister.de

Der Befreiungsantrag sollte folgende Angaben enthalten:

• die Bezeichnung des Vereins (d.h., den konkreten Namen, genauso, wie der Verein im Vereinsregister eingetragen worden ist. Diese Bezeichnung geht aus dem Schreiben des Notars von der Eintragung oder aus der Bestätigung des Registergerichts über die erfolgte Eintragung hervor)
• das Aktenzeichen des Gebührenbescheids, falls ein Bescheid vorliegt
• Anlagen zum Antrag (am besten im PDF-Format):
  • den aktuellen Bescheid des Finanzamtes über die Befreiung von der Körperschaftssteuer („Freistellungsbescheid“)
  • eine Kopie des Personalausweises der antragstellenden Person (Vorder- und Rückseite)
  • Nachweis der Vertretungsberechtigung: Auszug aus dem Vereinsregister, Handelsregister, usw.

Viele Informationen gibt sind unter www.transparenzregister.de zu finden. Die in diesen FAQs befindlichen Informationen gibt es im Downloadbereich als PDF-Dokument, darin auch ein Musterschreiben zur Gebührenbefreiung und einzelne Auszüge aus dem Geldwäschegesetz. FAQ zum Transparenzregister finden sich auch beim Bundesverwaltungsamt und oben im Downloadbereich. Ansprechpartner im Bundessekretariat ist: Guido Mensger, Leiter Finanzen und Verwaltung.